Notuleren met AI gebeurt in twee stappen: spraakherkenning zet de vergadering om in een transcript, en een taalmodel maakt daar een samenvatting met besluiten en actiepunten van. Je kiest daarvoor tussen je vergaderplatform, een losse vergaderassistent of een opname die je zelf laat uitwerken.
De kwaliteit van de notulen hangt af van de prompt en van wat het model verkeerd kan doen. Een voorstel wordt makkelijk een besluit, en een actiepunt zonder eigenaar krijgt soms een verzonnen deadline.
Controle is daarom geen formaliteit, net zo min als de regels rond opnemen: strafrecht, AVG, de ondernemingsraad en het verbod op emotieherkenning op de werkplek.
Voor een deel van je vergaderingen is AI niet de juiste keuze, bijvoorbeeld bij vertrouwelijke gesprekken over personen.
Hoe werkt notuleren met AI?
Notuleren met AI werkt in twee stappen: spraakherkenning maakt van de audio een woordelijk transcript, en een taalmodel maakt van dat transcript een samenvatting met besluiten, afspraken en actiepunten. De tweede stap is nooit beter dan de eerste.
Slechte audio, door elkaar pratende deelnemers, dialect en vakjargon leveren fouten in het transcript op, en het taalmodel bouwt daarop verder. Wie AI-samenvattingen al inzet als manier van slimmer werken met AI, merkt dat verschil het eerst bij vergaderingen met veel sprekers.
Wat is het verschil tussen een transcript en notulen?
Een transcript is een woordelijke weergave van wat er is gezegd, notulen zijn een vastgesteld verslag van besluiten en afspraken. Een AI-tool levert het eerste en een samenvatting, maar geen notulen in formele zin.
De tabel zet de drie vormen naast elkaar, zodat duidelijk is wat een AI-tool oplevert en wat een mens nog moet doen.
| Vorm | Wat het is | Wie het maakt | Status |
|---|---|---|---|
| Transcript | Woordelijke tekst van de opname, per spreker | Spraakherkenning | Ruwe bron |
| Samenvatting | Kernpunten, besluiten en actiepunten | Taalmodel | Concept |
| Notulen | Verslag van wat is besproken en besloten | Notulist of voorzitter, eventueel op basis van de samenvatting | Vastgesteld |
Bij een bestuursvergadering, een OR-vergadering of een ALV stelt de volgende vergadering de notulen vast. Een AI-samenvatting is in die situaties altijd een concept dat iemand met verantwoordelijkheid nog moet goedkeuren.
Welke manieren van notuleren met AI zijn er?
Er zijn drie manieren van notuleren met AI: de functie die in je vergaderplatform zit, een losse vergaderassistent en een opname die je zelf laat uitwerken. De routes verschillen vooral in waar je vergaderdata terechtkomt.
Hoe notuleer je met AI in Teams of Zoom?
Microsoft Teams, Zoom en Google Meet transcriberen online vergaderingen en maken er binnen hun eigen omgeving een AI-samenvatting van. De data blijft daarmee in een omgeving waarvoor je organisatie al afspraken heeft. Welke samenvattingsfuncties beschikbaar zijn, hangt af van je licentie; voor Teams gaat dat via Microsoft Copilot. De beperking: deze route werkt alleen voor vergaderingen die via het platform lopen.
Wat doet een losse AI-vergaderassistent?
Een losse vergaderassistent voor notuleren met AI, zoals Otter of Fireflies, neemt als bot of browserextensie deel aan de call en werkt op meerdere platforms. Het nadeel is een extra partij die je vergaderdata verwerkt, dus je hebt een verwerkersovereenkomst nodig en moet weten waar de opnames staan. Een notuleerbot die een medewerker zelf installeert zonder afspraak met de organisatie, is een schoolvoorbeeld van shadow AI.
Hoe notuleer je een fysieke vergadering met AI?
Een fysieke vergadering notuleer je met AI door haar op te nemen met een telefoon of recorder, waarna een transcriptiemodel de opname omzet naar tekst. Whisper van OpenAI is zo’n model en kan lokaal draaien, zodat de opname je eigen computer niet verlaat. Het transcript leg je daarna met een vaste prompt voor aan een chatbot. Deze route geeft de meeste controle over je data en kost het meeste handwerk.
Welke prompt gebruik je voor notulen uit een transcript?
Een goede prompt voor notulen uit een transcript houdt besluiten, discussiepunten en actiepunten uit elkaar en laat het model aangeven wat het niet zeker weet. Een model dat alleen “maak een samenvatting” krijgt, mengt die drie en vult gaten zelf in.
De volgende prompt dwingt die scheiding af:
Hieronder staat het transcript van een vergadering, met de agenda en de deelnemerslijst. Maak een verslag in drie delen. Deel 1: besluiten, alleen wat expliciet is besloten, met per besluit het citaat uit het transcript waarop je dat baseert. Deel 2: besproken punten zonder besluit. Deel 3: actiepunten met eigenaar en deadline. Staat een eigenaar of deadline niet in het transcript, schrijf dan “niet vastgesteld”. Verzin geen namen, bedragen of data.
Het citaat per besluit maakt de controle achteraf snel, want je hoeft alleen die passages terug te lezen. Agenda en deelnemerslijst zijn de context die het model nodig heeft om namen goed te spellen en punten goed in te delen; hoe je context geeft aan een LLM, bepaalt een groot deel van de uitkomst.
Welke fouten maakt AI bij het notuleren?
AI maakt bij het notuleren vijf terugkerende fouten:
- Verkeerde spreker: een uitspraak komt bij de verkeerde deelnemer terecht, vooral als mensen door elkaar praten of niet in beeld zijn.
- Voorstel als besluit: “zullen we het budget verhogen?” belandt in het verslag als besluit, terwijl niemand heeft ingestemd.
- Gemiste ontkenning: een “nee, tenzij” of “niet voor het derde kwartaal” verdwijnt, waardoor de afspraak het omgekeerde zegt.
- Verzonnen actiepunt: het model vult een ontbrekende eigenaar of deadline zelf in, omdat een actiepunt zonder die velden onaf lijkt.
- Verhaspelde namen en vakjargon: klantnamen, productnamen en afkortingen worden fonetisch verkeerd opgeschreven en klinken daarna plausibel.
De verzonnen deadline is een vorm van AI hallucinatie: het model genereert het meest waarschijnlijke vervolg, niet het juiste. In de periode dat ik intensief met ChatGPT werkte, kwam ik consistent samenvattingen tegen die plausibel klonken maar inhoudelijk afweken van de bron.
Hoe controleer je notulen die AI heeft gemaakt?
Notulen die AI heeft gemaakt controleer je door elk besluit en elk actiepunt naast het transcript te leggen voordat het verslag rondgaat. De samenvatting lezen zonder het transcript erbij is geen controle.
- Vergelijk elk besluit met het citaat of de passage in het transcript waarop het is gebaseerd.
- Controleer namen, bedragen en data, want die klinken na een spraakfout nog steeds overtuigend.
- Verwijder actiepunten waarvoor in het transcript geen eigenaar of afspraak te vinden is.
- Laat de voorzitter of een tweede deelnemer het concept goedkeuren voordat het de status van notulen krijgt.
Uit mijn jaren bij grootbanken neem ik het four-eyes principe mee naar AI-werk: niets gaat de deur uit zonder tweede controle. Menselijke eindredactie is bij mij geen optionele stap maar onderdeel van de werkwijze, en voor notulen die afspraken vastleggen geldt dat des te meer.
Mag je een vergadering opnemen voor AI-notulen?
Ja, een vergadering opnemen voor AI-notulen mag, zolang je als deelnemer opneemt, de andere deelnemers vooraf informeert en de opname volgens de AVG verwerkt. Drie kaders spelen mee.
Strafrechtelijk is opnemen volgens artikel 139a van het Wetboek van Strafrecht toegestaan als je zelf deelneemt aan het gesprek. Laat je een notuleerbot een vergadering bijwonen waaraan je zelf niet deelneemt, dan geldt die ruimte niet.
De AVG vraagt meer. Een opname bevat persoonsgegevens, dus je legt het doel vast, meldt bij de start dat er wordt opgenomen, bepaalt een bewaartermijn en sluit een verwerkersovereenkomst met de leverancier van de tool. Neemt een organisatie stelselmatig overleggen met medewerkers op, dan ligt een DPIA voor de hand.
Voor werkgevers komt de ondernemingsraad erbij. Een voorziening die geschikt is voor controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers valt onder het instemmingsrecht van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden, en een vergadertool met spreektijd- of deelnamestatistieken kan daaronder vallen.
Welke AI-functies in vergadertools zijn verboden?
Een functie van vergaderassistenten die sinds 2 februari 2025 verboden is, is emotieherkenning op de werkplek. De AI-verordening verbiedt systemen die emoties van werknemers afleiden uit biometrische gegevens zoals stem of gezichtsuitdrukking, met een uitzondering voor medische en veiligheidsdoeleinden.
Het onderscheid zit in de bron. Een score voor stemming of betrokkenheid die uit stemtoon of beeld wordt afgeleid, valt onder het verbod; een analyse van de toon van geschreven tekst niet. Biedt een vergaderassistent een betrokkenheids- of stemmingsscore per deelnemer, zet die dan uit tot duidelijk is waarop hij is gebaseerd.
Wanneer notuleer je beter zonder AI?
Zonder AI notuleer je beter bij gesprekken met gevoelige persoonsgegevens of een geheimhoudingsplicht. Voorbeelden zijn functionerings- en verzuimgesprekken, overleg over medische of juridische kwesties en reorganisatieoverleg voordat er iets is aangekondigd.
In die gesprekken weegt het risico van een opname bij een externe partij zwaarder dan de tijdwinst. Hetzelfde geldt voor een overleg waarvan niemand de tijd neemt om het transcript te controleren: een ongecontroleerd AI-verslag is dan slechter dan korte handgeschreven aantekeningen.
Hoe leer je notuleren met AI goed inzetten?
Notuleren met AI leer je het snelst door eerst te begrijpen wat een taalmodel met een transcript doet, en daarna één vaste werkwijze te gebruiken: dezelfde prompt, dezelfde controle en dezelfde afspraken over opnemen. Een AI cursus van LearnLLM behandelt die basis, inclusief het schrijven van prompts en het controleren van output, voordat je een specifieke tool kiest. Zo worden notulen met AI sneller klaar zonder dat vergaderingen worden vastgelegd in een verslag dat niemand heeft nagekeken.
