Privacybeleid

Versie 2.1, gepubliceerd op 15 oktober 2026.

Deze privacyverklaring legt uit hoe LearnLLM met jouw persoonsgegevens omgaat. We leggen uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Deze verklaring geldt voor bezoekers van learnllm.nl, cursisten, klanten van onze diensten, contactpersonen van zakelijke klanten en nieuwsbriefabonnees.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

LearnLLM biedt via learnllm.nl e-learnings over AI aan en verricht voor organisaties diensten zoals AI-implementatietrajecten en AI-nulmetingen. LearnLLM is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring staan beschreven. Rechtsvorm: eenmanszaak Handelsnaam: LearnLLM Vestigingsadres: Philitelaan 61 169, 5617 AJ Eindhoven KvK: 42035044 BTW: NL005445465B41 Privacy contact e-mail: info@learnllm.nl LearnLLM heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor een onderneming van deze omvang en aard niet verplicht is. Voor privacyvragen, verzoeken of meldingen van een mogelijk datalek kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

1.1 Wanneer LearnLLM verwerker is

Verwerkt LearnLLM bij een implementatietraject of andere dienst persoonsgegevens in opdracht van een organisatie, bijvoorbeeld in voorbeeldmateriaal dat die organisatie aanlevert, dan is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en is LearnLLM verwerker. Die verwerking valt niet onder deze privacyverklaring, maar onder de verwerkersovereenkomst met die organisatie. Zonder verwerkersovereenkomst vragen wij organisaties uitsluitend geanonimiseerd materiaal aan te leveren.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het aanbieden van onze e-learnings en diensten.

2.1 Accountgegevens

  • Voor- en achternaam (indien opgegeven)
  • E-mailadres
  • Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
  • Account-ID

2.2 Bestel- en administratiegegevens

  • Order-ID
  • Aangekochte e-learnings of diensten
  • Factuurgegevens, waaronder bedrijfsnaam en factuuradres (indien zakelijk)
  • Btw-nummer (indien zakelijk)
  • Betaalstatus

2.3 Betaalgegevens

LearnLLM verwerkt geen volledige betaalkaartgegevens. Betalingen via de website worden afgehandeld door externe betaalproviders. LearnLLM ontvangt uitsluitend:
  • Transactie-ID
  • Betaalstatus
  • Betaalmethode
Betaal je een factuur per bankoverschrijving, dan verwerken wij de naam en het rekeningnummer waarvan de betaling afkomstig is, voor onze administratie.

2.4 Leerdata en voortgangsgegevens

  • Voortgang per module
  • Afgeronde onderdelen
  • Resultaten van kennischecks en andere quizzen
  • Pogingen en uitslagen van de eindtoets (indien van toepassing): score per poging en per module, datum en tijdstip
  • Actieve leertijd: hoeveel tijd je op les- en quizpagina’s doorbrengt terwijl het tabblad zichtbaar is en je actief bent, per les
  • Evaluatie van de e-learning (indien ingevuld): je oordeel over de stellingen, de opgegeven studietijd, een rapportcijfer en je antwoorden op de open vragen
  • Certificaatgegevens (indien van toepassing): naam, e-learning, datum van afronding, certificaatnummer, verificatiecode, studielast, eindtoetsscore, gemeten leertijd, de leerdoelen van de e-learning en je eigen reflectie uit de evaluatie
  • Activiteitstimestamps
Je reflectie uit de evaluatie (wat je na de cursus anders gaat doen) komt op je leerverantwoording te staan. Noem daarin daarom geen namen van klanten of collega’s.

2.5 Gegevens van zakelijke klanten en hun medewerkers

  • Naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen
  • Namen en e-mailadressen van medewerkers voor wie een organisatie e-learningtoegang afneemt
  • Antwoorden in intake- en nulmetingsvragenlijsten, zoals informatie over werkprocessen en huidig AI-gebruik
  • Aantekeningen van gesprekken en correspondentie over een opdracht
  • Deliverables en feedback die wij in het kader van een opdracht opstellen

2.6 Supportgegevens

  • E-mailcorrespondentie
  • Ingezonden vragen via e-mail of contactformulier
  • Feedback

2.7 Technische en beveiligingsgegevens

  • IP-adres
  • Browser- en apparaatgegevens
  • Logbestanden
  • Beveiligingslogs
  • Cookie-ID’s

2.8 Gebruikersinvoer in opdrachten

  • Tekstinvoer
  • Antwoorden
  • Eventuele uploads

2.9 Nieuwsbriefgegevens

  • E-mailadres
  • Voor- en achternaam (indien opgegeven)
  • Inschrijfdatum en bron
  • Open- en klikstatistieken
Het portaal en onze diensten zijn niet bedoeld voor verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Voer die gegevens daarom niet in. Als wij dergelijke gegevens aantreffen, kunnen wij deze verwijderen of anonimiseren.

3. Doeleinden en rechtsgrondslagen (art. 6 AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een of meer van onderstaande grondslagen.

3.1 Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens om de overeenkomst met jou uit te voeren, waaronder:
  • Accountregistratie
  • Verwerking van bestellingen
  • Levering van digitale inhoud en toegang tot het portaal
  • Registratie van voortgang
  • Afname en beoordeling van de eindtoets (indien van toepassing)
  • Uitgifte van certificaten en leerverantwoordingen (indien van toepassing)
  • Uitvoering van nulmetingen en andere diensten
Zonder deze gegevens kan de overeenkomst niet worden uitgevoerd.

3.2 Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder:
  • Fiscale administratie (7 jaar bewaarplicht)
  • Verzoeken van bevoegde autoriteiten
  • Afhandeling van herroepingen en verzoeken op grond van de AVG

3.3 Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang voor:
  • Beveiliging van het platform
  • Fraudepreventie en automatische blokkering bij brute-force aanvallen of verdacht gedrag
  • Monitoring en beperking van misbruik
  • Technische logging
  • Verbetering van functionaliteit en dienstverlening
  • Beperkte statistiek (waar mogelijk geaggregeerd)
  • Contact met contactpersonen van zakelijke klanten en zakelijke relaties
  • Rapportage van voortgang en afronding aan een organisatie die e-learningtoegang voor haar medewerkers heeft afgenomen
  • Het bewaren van certificaatgegevens, zodat een afgerond certificaat later kan worden bevestigd, ook online via de verificatiecode
  • Het meten van actieve leertijd en het verzamelen van evaluaties, om de studielast van onze e-learnings te onderbouwen, onder meer richting beroepsorganisaties die nascholing erkennen, en om de e-learnings te verbeteren. Aan beroepsorganisaties rapporteren wij uitsluitend samengevatte uitkomsten zonder namen
  • E-mails aan bestaande klanten over vergelijkbare eigen producten, met de mogelijkheid je bij elke e-mail af te melden
  • Het vastleggen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen
Bij deze verwerkingen maken wij een belangenafweging waarbij jouw privacybelang wordt meegewogen. Je kunt tegen deze verwerkingen bezwaar maken (zie paragraaf 10).

3.4 Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van toestemming voor:
  • Analytische cookies (Google Analytics 4)
  • Marketingcookies en trackingpixels (indien actief)
  • De nieuwsbrief, als je geen bestaande klant bent
  • Het opnemen van een videogesprek
Toestemming kun je altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen van vóór de intrekking.

4. Ontvangers en verwerkers

LearnLLM maakt gebruik van externe dienstverleners die persoonsgegevens namens LearnLLM verwerken. De belangrijkste verwerkers zijn:
  • Strato AG: hosting van de website, het leerportaal en transactie-e-mails
  • Google Ireland Limited: zakelijke e-mail en documentopslag (Google Workspace), Google Analytics 4 voor websitestatistieken en opslag van analysegegevens (Google Cloud BigQuery, locatie EU)
  • Mollie B.V.: afhandeling van betalingen
  • PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.: afhandeling van betalingen
  • Mailchimp (Intuit Inc.): nieuwsbrief en geautomatiseerde e-mailcommunicatie, mede via de Mailchimp for WordPress-integratie
  • e-Boekhouden.nl: facturatie en boekhouding
  • Microsoft Ireland Operations Limited: videogesprekken via Microsoft Teams
  • Loom (Atlassian): korte toelichtende video’s bij diensten
  • Aanbieders van AI-tools, zoals Anthropic en Google: ondersteuning bij het opstellen van teksten en deliverables. Wij gebruiken daarvoor uitsluitend zakelijke accounts waarbij de aanbieder ingevoerde gegevens niet gebruikt voor het trainen van modellen, en wij voeren zo min mogelijk persoonsgegevens in.
Met deze verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten of zijn hun verwerkersvoorwaarden van toepassing, conform artikel 28 AVG. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan:
  • de organisatie die e-learningtoegang voor jou heeft afgenomen, voor zover het gaat om je voortgang en afronding;
  • iedereen aan wie jij de verificatiecode van je certificaat geeft, zoals een werkgever of beroepsorganisatie: via learnllm.nl/certificaat-controleren ziet diegene je naam, de e-learning, de datum van afgifte, het certificaatnummer, de studielast en of je de eindtoets hebt gehaald. Zonder de code is niets op te vragen;
  • beroepsorganisaties die nascholing erkennen, uitsluitend in de vorm van samengevatte uitkomsten zonder namen;
  • onze boekhouder of accountant en de Belastingdienst, voor de administratie;
  • bevoegde autoriteiten, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden en gebruiken jouw gegevens of invoer niet om AI-modellen te trainen.

5. Doorgifte buiten de EER

De meeste verwerkingen vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Een aantal verwerkers, waaronder Google, Microsoft, Mailchimp, PayPal, Loom en Anthropic, kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Voor deze doorgifte zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:
  • het EU-VS Data Privacy Framework (DPF), voor zover de betreffende partij daaronder gecertificeerd is;
  • EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s);
  • aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig.
Wil je weten welke waarborg voor een specifieke verwerker geldt, dan kun je dat bij ons opvragen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor wij ze verwerken, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.
  • Facturen en administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
  • Accountgegevens: zolang het account actief is, plus 12 maanden na de laatste activiteit of het einde van de laatste toegangstermijn
  • Leerdata en voortgang: zolang de toegangstermijn loopt, plus 12 maanden daarna
  • Certificaatgegevens (zie paragraaf 2.4): 5 jaar na afgifte
  • Pogingen en uitslagen van de eindtoets: 5 jaar
  • Gemeten leertijd en evaluaties: 2 jaar
  • Intake- en nulmetingsantwoorden en opdrachtdossiers: tot 2 jaar na afronding van de opdracht, of eerder op verzoek van de klant, behalve voor zover deze onderdeel zijn van de administratie
  • Door klanten aangeleverd voorbeeldmateriaal: uiterlijk 3 maanden na afronding van de opdracht
  • Gegevens van contactpersonen van zakelijke relaties: tot 2 jaar na het laatste contact
  • Supportgegevens en e-mailcorrespondentie: 2 jaar
  • Herroepingsverzoeken: 2 jaar
  • Beveiligingslogs: 90 dagen
  • Bestellingen in behandeling, mislukt of geannuleerd: 30 dagen
  • Nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft
  • Google Analytics 4-gegevens: 14 maanden
Na afloop van de bewaartermijnen worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting of een lopend geschil langere bewaring vereist.

7. Cookies en tracking

LearnLLM maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Wij onderscheiden:

7.1 Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website en het leerportaal, zoals inloggen, sessiebeheer en het winkelmandje van WooCommerce. Hiervoor is geen toestemming nodig.

7.2 Analytische cookies

Wij gebruiken Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Deze cookies plaatsen wij alleen na jouw toestemming via de cookiebanner.

7.3 Marketingcookies

Marketingcookies en advertentiepixels plaatsen wij alleen als je hiervoor toestemming geeft via de cookiebanner.

7.4 Cookiebanner en toestemming

Wij gebruiken Complianz om toestemming te vragen en vast te leggen. Je kunt jouw cookievoorkeuren altijd wijzigen of jouw toestemming intrekken via de cookie-instellingen op de website. Meer informatie staat in onze cookieverklaring.

8. Beveiliging

LearnLLM neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Hieronder vallen onder meer:
  • SSL/TLS-versleuteling van dataverkeer
  • Versleutelde opslag van wachtwoorden
  • Tweestapsverificatie op beheer- en zakelijke accounts
  • Toegangsbeheer op need-to-know basis
  • Regelmatige updates en beveiligingspatches
  • Logging en monitoring voor beveiligingsdoeleinden
  • Back-ups en herstelprocedures
Bij een datalek dat risico’s voor jouw rechten oplevert, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is het risico hoog, dan informeren wij jou ook zelf zonder onnodige vertraging.

9. Geautomatiseerde besluitvorming, profiling en AI

LearnLLM past geen geautomatiseerde besluitvorming of profiling toe die rechtsgevolgen heeft of jou in aanmerkelijke mate treft. Wel kan beperkte automatische signalering plaatsvinden voor beveiligingsdoeleinden, bijvoorbeeld bij verdachte inlogpogingen of misbruikdetectie. Deze maatregelen vallen onder beveiliging op basis van gerechtvaardigd belang. De eindtoets van een e-learning wordt automatisch nagekeken met een vaste antwoordsleutel en een vooraf bekende slaaggrens; daar komt geen AI aan te pas. Na drie keer niet slagen volgt automatisch een wachttijd met een herhaalplan. Denk je dat er bij het nakijken of bij die wachttijd iets niet klopt, mail dan naar info@learnllm.nl: dan beoordeelt Dennis van de Velde je pogingen zelf en kan hij de uitkomst aanpassen. Wij gebruiken AI-tools als hulpmiddel bij het opstellen van teksten en deliverables. Een mens beoordeelt die output altijd voordat deze wordt gebruikt. Beslissingen over jou worden niet door AI genomen.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je verschillende rechten. Je kunt een verzoek indienen via info@learnllm.nl.
  • Recht op inzage (art. 15 AVG)
  • Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
  • Recht op verwijdering (art. 17 AVG)
  • Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG)
  • Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG)
  • Recht van bezwaar (art. 21 AVG), met name bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
  • Recht om toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming berust
Wij reageren zonder onnodige vertraging en in ieder geval binnen één maand. Bij complexe of veel verzoeken kan deze termijn worden verlengd met maximaal twee maanden. In dat geval informeren wij je binnen de eerste maand. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij je vragen je identiteit te bevestigen. Stuur daarbij geen kopie van je identiteitsbewijs, tenzij wij daar uitdrukkelijk om vragen. Heeft een organisatie e-learningtoegang voor jou afgenomen, dan kun je je verzoek ook aan die organisatie richten. Wij werken daar dan aan mee.

10.1 Direct marketing

Als wij direct marketing toepassen, zoals een nieuwsbrief, kun je altijd bezwaar maken of je uitschrijven via de afmeldlink in de e-mail. Na uitschrijving verwerken wij jouw gegevens niet meer voor marketingdoeleinden.

11. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder in het land waar je woont of werkt:

12. Minderjarigen

LearnLLM is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Als wij vaststellen of redelijkerwijs vermoeden dat wij persoonsgegevens van een kind onder de 16 jaar verwerken zonder toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger, nemen wij passende maatregelen en verwijderen wij de gegevens zo snel mogelijk.

13. Vragen, verzoeken en datalekmeldingen

Voor vragen, verzoeken of het melden van een mogelijk datalek kun je contact opnemen via info@learnllm.nl.

14. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert of als wetgeving daarom vraagt. De meest actuele versie staat altijd op learnllm.nl, met het versienummer en de publicatiedatum bovenaan. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten met een actief account of lopende opdracht per e-mail.

Verwerkingsactiviteiten in één overzicht

Doel Gegevens Grondslag Bewaartermijn Doorgifte buiten EER
Accountbeheer en toegang E-mail, naam, account-ID, login- en sessiegegevens Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) Zolang account actief, plus 12 maanden Nee
Bestelling en administratie Order-ID, aangekochte e-learnings of diensten, factuurgegevens, btw-gegevens, betaalstatus Overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub b en c) 7 jaar (fiscale bewaarplicht) Nee
Betaling afhandelen Transactie-ID, betaalstatus, betaalmethode, rekeninggegevens bij overschrijving Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) 7 jaar (administratie) Mogelijk (PayPal)
Voortgang en leerdata Voortgang, modulestatus, quizresultaten, certificaatstatus, timestamps Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) Toegangstermijn plus 12 maanden Nee
Eindtoets afnemen en beoordelen Pogingen, antwoorden, score per poging en per module, data Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) 5 jaar Nee
Certificaat en leerverantwoording opstellen en bevestigen Naam, e-learning, datum, certificaatnummer, verificatiecode, studielast, eindtoetsscore, gemeten leertijd, leerdoelen, reflectie Overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f) 5 jaar na afgifte Nee
Studielast onderbouwen en e-learnings verbeteren Actieve leertijd per les, evaluatieantwoorden Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) 2 jaar Nee
Voortgangsrapportage aan werkgever Naam, e-learning, voortgang, afronding Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) Toegangstermijn plus 12 maanden Nee
Nulmetingen en diensten Contactgegevens, vragenlijstantwoorden, gespreksaantekeningen, correspondentie, deliverables Overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f) Tot 2 jaar na afronding opdracht Mogelijk (Google, Microsoft, Loom, Anthropic)
Support en communicatie E-mailcorrespondentie, supportinhoud, feedback Overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f) 2 jaar Mogelijk (Google)
Beveiliging en misbruikpreventie IP-adres, beveiligingslogs, logbestanden, apparaat- en browserinfo Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) 90 dagen Nee
Analytics Cookie-ID’s, gebruiksdata, apparaat- en browserinfo Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) 14 maanden Ja (Google)
Nieuwsbrief en e-mailmarketing E-mailadres, naam, voorkeuren, klikstatistieken Toestemming, of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten (art. 6 lid 1 sub a en f) Tot uitschrijving Ja (Mailchimp)