Privacy policy

Versie 1.0 — gepubliceerd op 1 april 2026

Deze privacyverklaring legt uit hoe LearnLLM met jouw persoonsgegevens omgaat. We leggen uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

LearnLLM is een online leerplatform dat bereikbaar is via learnllm.nl. LearnLLM is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring staan beschreven.

Rechtsvorm: eenmanszaak
Vestigingsadres: Philitelaan 61 169
CoC: 42035044
VAT: NL005445464B41
Privacy contact email: info@learnllm.nl

Voor privacyvragen, inzageverzoeken of meldingen van een datalek kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. What personal data do we process?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het aanbieden van het leerplatform en de uitvoering van onze dienstverlening.

2.1 Account details

First and last name (if specified)
Email address
Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
Account ID

2.2 Order and administration data

Order ID
Aangekochte e-learning of e-learnings
Invoice data
VAT number (if business)
Payment status

2.3 Payment details

LearnLLM verwerkt geen volledige betaalkaart- of bankgegevens. Betalingen worden afgehandeld door externe betaalproviders. LearnLLM ontvangt uitsluitend:

Transaction ID
Payment status
Payment method

2.4 Leerdata en voortgangsgegevens

Progress by module
Completed parts
Test results (if applicable)
Certificate status (if applicable)
Activity timestamps

2.5 Support data

Email correspondence
Submitted questions
Feedback

2.6 Technical and security data

IP address
Browser and device data
Log files
Security logs
Cookie-ID’s

2.7 User input in commands

Text input
Answers
Any uploads

2.8 Nieuwsbriefgegevens

Email address
First and last name (if specified)
Inschrijfdatum en bron
Open- en kliksstatistieken

Het portaal is niet bedoeld voor verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Als wij dergelijke gegevens aantreffen, kunnen wij deze verwijderen of anonimiseren.

3. Purposes and legal bases (Art. 6 AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een of meer van onderstaande grondslagen.

3.1 Performance of the agreement (Art. 6(1)(b) AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens om de overeenkomst met jou uit te voeren, waaronder:

Account registration
Processing of orders
Delivery of digital content
Access to the portal
Registration of progress
Uitgifte van certificaten (indien van toepassing)

Without this data, the agreement cannot be executed.

3.2 Legal obligation (Art. 6(1)(c) AVG)

We process personal data to comply with legal obligations, including:

Tax records (7-year retention obligation)
Verzoeken van bevoegde autoriteiten

3.3 Legitimate interest (Art. 6(1)(f) AVG)

We process personal data based on our legitimate interest for:

Platform security
Fraudepreventie en automatische blokkering bij brute-force aanvallen of verdacht gedrag
Monitoring and mitigation of abuse
Technical logging
Improving functionality and services
Beperkte statistiek (waar mogelijk geaggregeerd)

Bij deze verwerkingen maken wij een belangenafweging waarbij jouw privacybelang wordt meegewogen. In bepaalde gevallen kun je bezwaar maken (zie paragraaf 10).

3.4 Consent (Art. 6(1)(a) AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van toestemming voor:

Analytische cookies (Google Analytics 4)
Marketingcookies en trackingpixels (indien actief)
Newsletter

Toestemming kun je altijd intrekken.

4. Recipients and processors

LearnLLM maakt gebruik van externe dienstverleners die persoonsgegevens namens LearnLLM verwerken. De belangrijkste verwerkers zijn:

Strato AG: hosting van de website en transactie-e-mails
Mollie B.V.: afhandeling van betalingen
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.: afhandeling van betalingen
Mailchimp (Intuit Inc.): nieuwsbrief en geautomatiseerde e-mailcommunicatie, mede via de Mailchimp for WordPress-integratie
Google Ireland Limited: Google Analytics 4 voor websitestatistieken
e-Boekhouden.nl: facturatie en boekhouding

Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 AVG. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

5. Transfer outside the EEA

De meeste verwerkingen vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Een aantal van onze verwerkers (Mailchimp, Google en PayPal) verwerkt gegevens echter ook in de Verenigde Staten.

Voor deze doorgifte zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

Het EU-VS Data Privacy Framework (DPF), waaronder Mailchimp en Google gecertificeerd zijn
EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s)
Aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig

6. Retention periods

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor wij ze verwerken, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

Facturen en administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
Accountgegevens: zolang het account actief is, plus 12 maanden na inactiviteit
Leerdata en voortgang: zolang de toegangstermijn loopt, plus 12 maanden daarna
Supportgegevens en e-mailcorrespondentie: 2 jaar
Beveiligingslogs: 90 dagen
Bestellingen in behandeling, mislukt of geannuleerd: 30 dagen
Nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft
Google Analytics 4-gegevens: 14 maanden

Na afloop van de bewaartermijnen worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.

7. Cookies and tracking

LearnLLM uses cookies and similar techniques. We distinguish:

7.1 Functional cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website en het leerportaal, zoals inloggen, sessiebeheer en het winkelmandje van WooCommerce.

7.2 Analytical cookies

Wij gebruiken Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Deze cookies plaatsen wij alleen na jouw toestemming via de cookiebanner.

7.3 Marketing cookies

Marketingcookies en advertentiepixels plaatsen wij alleen als je hiervoor toestemming geeft via de cookiebanner.

7.4 Cookiebanner en toestemming

Wij gebruiken Complianz om toestemming te vragen en vast te leggen. Je kunt jouw cookievoorkeuren altijd wijzigen of jouw toestemming intrekken via de cookie-instellingen op de website. Meer informatie staat in onze cookie statement.

8. Security

LearnLLM takes appropriate technical and organisational measures to secure personal data against loss, misuse and unauthorised access. These include:

SSL/TLS-versleuteling van dataverkeer
Versleutelde opslag van wachtwoorden
Toegangsbeheer op need-to-know basis
Regular updates and security patches
Logging en monitoring voor beveiligingsdoeleinden
Backup and recovery procedures

9. Automated decision-making and profiling

LearnLLM past geen geautomatiseerde besluitvorming of profiling toe die rechtsgevolgen heeft of jou in aanmerkelijke mate treft.

Wel kan beperkte automatische signalering plaatsvinden voor beveiligingsdoeleinden, bijvoorbeeld bij verdachte inlogpogingen of misbruikdetectie. Deze maatregelen vallen onder beveiliging op basis van gerechtvaardigd belang.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je verschillende rechten. Je kunt een verzoek indienen via info@learnllm.nl.

Recht op inzage (art. 15 AVG)
Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
Recht op verwijdering (art. 17 AVG)
Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG)
Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG)
Recht van bezwaar (art. 21 AVG), met name bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Recht om toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming berust

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe verzoeken kan deze termijn worden verlengd met maximaal twee maanden conform de AVG. In dat geval informeren wij je tijdig.

10.1 Direct marketing

Als wij direct marketing toepassen, zoals een nieuwsbrief, kun je altijd bezwaar maken of je uitschrijven via de afmeldlink in de e-mail. Na uitschrijving verwerken wij jouw gegevens niet meer voor marketingdoeleinden.

11. Filing a complaint

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder in jouw land:

In Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl
In België: de Gegevensbeschermingsautoriteit, via gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Minors

LearnLLM is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Als wij vaststellen of redelijkerwijs vermoeden dat wij persoonsgegevens van een kind onder de 16 jaar verwerken zonder geldige toestemming, nemen wij passende maatregelen en verwijderen wij de gegevens zo snel mogelijk.

13. Questions, requests and data breach notifications

Voor vragen, verzoeken of het melden van een mogelijk datalek kun je contact opnemen via info@learnllm.nl.

14. Amendments to this privacy statement

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert of als wetgeving daarom vraagt. De meest actuele versie staat altijd op learnllm.nl. Wij adviseren je deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Verwerkingsactiviteiten in één overzicht

Target	Data	Basis	Retention period	Doorgifte buiten EER
Account management and access	E-mail, naam, account-ID, login- en sessiegegevens	Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)	Zolang account actief, plus 12 maanden	No
Ordering and administration	Order-ID, aangekochte e-learnings, factuurgegevens, btw-gegevens, betaalstatus	Overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub b en c)	7 years (tax retention obligation)	No
Settling payment	Transaction ID, payment status, payment method	Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)	7 jaar (administratie)	Ja (PayPal)
Progress and learning data	Voortgang, modulestatus, toetsresultaten, certificaatstatus, timestamps	Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)	Toegangstermijn plus 12 maanden	No
Support and communication	Email correspondence, support content, feedback	Overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f)	2 jaar	No
Security and abuse prevention	IP-adres, beveiligingslogs, logbestanden, apparaat- en browserinfo	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)	90 dagen	No
Analytics	Cookie-ID’s, gebruiksdata, apparaat- en browserinfo	Toestemming (art. 6 lid 1 sub a)	14 maanden	Ja (Google in VS)
Nieuwsbrief en e-mailmarketing	E-mailadres, naam, voorkeuren, kliksstatistieken	Toestemming (art. 6 lid 1 sub a)	Until deregistration	Ja (Mailchimp in VS)