Slimmer werken met ChatGPT of een ander taalmodel betekent niet dat je alles aan een tool overlaat, maar dat je specifieke, terugkerende taken eraan overdraagt. De rest van je tijd besteed je aan werk waar jouw oordeel het verschil maakt.
Hieronder staan zes concrete manieren om dat te doen, van vergaderingen tot documenten. De eerste vijf gaan over tijdwinst. De zesde gaat over iets dat in de meeste lijstjes ontbreekt: hoe je voorkomt dat die tijdwinst je een fout oplevert die je achteraf meer tijd kost.
Geen van deze manieren vraagt om technische kennis. Ze werken met de gewone interface van ChatGPT, Claude of een vergelijkbaar model, zonder extra software.
Wil je deze zes manieren structureel toepassen in plaats van er losse tips uit te halen, dan bouwt de ChatGPT cursus van LearnLLM daar een vaste werkwijze omheen.
Vergaderingen samenvatten in plaats van notuleren
Vergaderingen samenvatten met AI scheelt het meest tijd bij overleggen die je toch al opneemt of waarvan je losse notities maakt. Plak je aantekeningen of de transcriptie in het model en vraag om een samenvatting met actiepunten, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke besluiten zijn genomen.
Vraag specifiek om een scheiding tussen besluiten en open vragen. Zonder die instructie krijg je vaak een vlakke opsomming waarin beide door elkaar lopen, terwijl juist dat onderscheid bepaalt wat er na de vergadering moet gebeuren.
E-mails en berichten sneller opstellen
E-mails sneller opstellen met AI werkt het best wanneer je de kern van het bericht zelf aanlevert en het model laat helpen met de formulering, niet andersom. Geef aan wie de e-mail leest, wat je wil bereiken en in welke toon.
Voor terugkerende situaties, zoals een reactie op een klacht of een bevestiging van een afspraak, loont het om een vaste structuur te bewaren die je telkens hergebruikt. Concrete voorbeelden van dat soort prompts staan bij ChatGPT prompts.
Lange documenten samenvatten voordat je ze leest
Lange documenten samenvatten voordat je ze leest, geeft je een kader om de rest sneller te doorgronden. Vraag niet alleen om een samenvatting, maar ook om de belangrijkste risico’s of afwijkingen ten opzichte van wat je verwacht.
Hoeveel achtergrond je meegeeft, bepaalt hier meer dan de lengte van je prompt. Een samenvatting voor jezelf mag anders zijn dan een samenvatting die je doorstuurt aan een collega die de context niet kent. Hoe je dat onderscheid in je prompt verwerkt, staat bij context geven aan een taalmodel.
Terugkerende taken vastleggen als vaste prompt
Terugkerende taken vastleggen als vaste prompt voorkomt dat je elke keer opnieuw uitzoekt hoe je iets het beste vraagt. Werk je bijvoorbeeld wekelijks een rapportage bij, bewaar dan de prompt die daarvoor werkt en pas alleen de cijfers of tekst aan.
De meeste tools laten je zulke prompts opslaan binnen een project of werkruimte, zodat je collega’s dezelfde aanpak kunnen gebruiken in plaats van elk voor zich het wiel opnieuw uit te vinden.
Klein beginnen met één taak in plaats van alles tegelijk
Klein beginnen met één taak levert meer op dan in één keer je hele werkdag willen herinrichten. Kies de taak die je het vaakst doet en die het minst variatie kent, want daar is het effect het snelst zichtbaar.
Pas als die ene taak soepel loopt, breid je uit naar de volgende. Wie meteen alles tegelijk probeert, verliest vaak meer tijd aan het uitproberen dan de tijdwinst die het uiteindelijk oplevert.
Output altijd controleren voordat je hem gebruikt
Output controleren voordat je hem gebruikt is de stap die tijdwinst pas echt tijdwinst maakt, in plaats van een risico dat je later moet rechtzetten. Een taalmodel presenteert een fout antwoord net zo overtuigend als een goed antwoord, en dat verschil zie je niet aan de toon of opmaak.
Controleer in elk geval cijfers, namen en verwijzingen naar bronnen of regelgeving, want dat zijn de plekken waar een model het vaakst hallucineert. Die controle kost een paar minuten en voorkomt dat je de tijd die je net won, dubbel en dwars terugbetaalt aan een correctie achteraf.
Vervangt AI je eigen vaardigheden?
Nee, AI vervangt je eigen vaardigheden niet, het verschuift waar je die vaardigheden op inzet. Het beoordelen van een antwoord, het herkennen van een fout en het nemen van een beslissing blijven mensenwerk, ook als het opstellen van een eerste versie sneller gaat.
Hoeveel tijd kun je realistisch besparen?
Hoeveel tijd je realistisch bespaart, hangt sterk af van hoe repetitief je werk is en hoe consequent je de tools gebruikt.
Op taken als samenvatten en opstellen is een besparing van dertig tot veertig procent van de tijd die je aan die specifieke taak besteedt geen ongewoon resultaat. Zo’n percentage geldt voor het onderdeel van je werk waar AI goed in is, niet voor je hele werkdag.
Hoe zorg je dat je hele team slimmer werkt, niet alleen jijzelf?
Je hele team werkt pas structureel slimmer als iedereen dezelfde werkwijze en dezelfde controlestap gebruikt, in plaats van dat elke medewerker zijn eigen aanpak uitvindt. Zonder die afstemming ontstaan net zoveel verschillende manieren van werken als er medewerkers zijn, met wisselende kwaliteit als gevolg.
Hoe leer je dit structureel toepassen in plaats van los te experimenteren?
Je leert dit structureel toepassen door niet bij losse tips te blijven hangen, maar een vaste werkwijze te bouwen rond de taken die voor jouw werk het meest opleveren.
Die werkwijze bouw je stap voor stap op, met de controlestap uit dit artikel als vast onderdeel in plaats van als losse waarschuwing achteraf. Wat je daarmee wint of juist riskeert als je die stap overslaat, staat breder uitgewerkt bij is ChatGPT veilig.
