Nulmeting vragenlijst notariaat

Vragenlijst AI-nulmeting, notariaat

Deze vragenlijst is de basis voor jullie risicobeeld. Hoe concreter je antwoordt, hoe scherper het resultaat. Invullen kost ongeveer twintig tot dertig minuten. Alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor jullie nulmeting. Na het versturen plan ik zelf een kort gesprek met je in om de antwoorden scherp te krijgen.

Blok A, jullie kantoor

Totaal aantal medewerkers, en daarvan het aantal notarissen en kandidaat-notarissen

Hoe is het team samengesteld Aantal notarissen, kandidaat-notarissen, juridisch medewerkers, administratief, overig

Welke rechtsgebieden voert het kantoor uit Onroerend goed, familierecht, ondernemingsrecht, estate planning, combinatie

Aantal vestigingen, en werkt het team op kantoor, remote of hybride

Blok B, huidig AI-gebruik

Gebruiken medewerkers nu al AI in het werk

Welke tools worden gebruikt ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini, Claude, ingebouwd in aktesoftware, anders

Gebruiken kandidaat-notarissen AI vaker of anders dan de notaris zelf

Voor welke taken wordt AI nu gebruikt Bijvoorbeeld conceptakten, correspondentie, samenvatten van dossiers, onderzoek

Heb je zicht op wie wat gebruikt, of gebeurt het grotendeels ongezien Schaal van 1, volledig zicht, tot 5, geen zicht

Bij zakelijk AI-gebruik, is dat een zakelijk account of een gratis of prive-account Bij Microsoft Copilot bepaalt dit of de zakelijke databescherming geldt

Blok C, beleid en KNB AI-weegschaal

Ligt er nu een afspraak of richtlijn over AI-gebruik vast

Als er iets vastligt, beschrijf kort wat erin staat

Is de KNB AI-weegschaal al toegepast op jullie eigen werkwijze

Is er al een eindverantwoordelijke voor AI-gebruik binnen het kantoor aangewezen

Hoe willen jullie de eigen kwaliteitsrisico's rond AI vaststellen

Blok D, data en vertrouwelijkheid

Welke soorten cliëntgegevens komen in het dagelijks werk in beeld NAW-gegevens, financiele gegevens, BSN, familierechtelijke gegevens, testamentaire wensen. Vul hier geen echte cliëntgegevens in, alleen categorieen.

Is er een verwerkingsregister of AVG-beleid aanwezig

Zijn er verwerkersovereenkomsten met jullie AI- en softwareleveranciers Een verwerkersovereenkomst is een DPA

Is er een DPIA uitgevoerd voor verwerkingen met bijzondere persoonsgegevens of BSN

Hoe zwaar weegt een mogelijk datalek intern, gezien de geheimhoudingsplicht van de notaris

Blok E, taken en prioriteiten

Welke drie taken zou je het liefst sneller en met meer zekerheid laten verlopen

Per genoemde taak, welk aktetype betreft het, hoe vaak komt die voor en hoeveel mensen doen het

Welke taken zou je juist niet aan AI willen overlaten, en waarom

Blok F, systemen

Welke kernsoftware gebruiken jullie Aktesoftware, dossierbeheer, kadaster-koppeling, scannen

Heeft die software al AI-functies die jullie gebruiken of die eraan komen

Werken jullie in Microsoft 365 of Google Workspace

Hoe is het delen van dossiers en documenten intern geregeld, en is er zicht op oversharing Relevant omdat AI in Microsoft 365 alleen toont wat een gebruiker al mag zien

Blok G, mensen en adoptie

Wie wordt na afloop intern eigenaar van de AI-werkwijze, naam en rol

Hoe staat het team tegenover AI

Is er eerder een tool of werkwijze ingevoerd die niet beklijfde, en wat ging er mis

Hoeveel tijd kan het team per week vrijmaken tijdens het traject

Blok H, ambitie en succes

Wat moet er over zes maanden concreet anders zijn

Hoe hard voelen jullie de druk vanuit de KNB AI-weegschaal en artikel 17 Wna Schaal van 1, geen druk, tot 5, hoge druk

Wat maakt dit voor jullie tot een succes

Zijn jullie bereid de doorlooptijd van de prioritaire taken voor en na te meten

Wie beslist hierover en op welke termijn

Na het versturen plan ik zelf een kort gesprek met je in om de antwoorden scherp te krijgen.