Nulmeting vragenlijst accountancy

Vragenlijst AI-nulmeting, accountancy

Deze vragenlijst is de basis voor jullie risicobeeld. Hoe concreter je antwoordt, hoe scherper het resultaat. Acht korte blokken, ongeveer twintig tot dertig minuten. Je antwoorden worden tijdens het invullen automatisch in je eigen browser bewaard, dus je kunt tussendoor stoppen en later verdergaan. Alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor jullie nulmeting. Na het versturen plan ik een kort gesprek met je in om de antwoorden scherp te krijgen.

Heb je al een AI-richtlijn, een verwerkingsregister of een AVG-beleid op papier? Mail dat naar info@learnllm.nl met je kantoornaam in de titel. Dan neem ik het mee in het risicobeeld.

Blok A van 8Jullie kantoor

Bepaalt de omvang van het risicobeeld en welk regelgevend kader op jullie van toepassing is.

Hoeveel medewerkers heeft het kantoor, en hoeveel daarvan zijn accountant? *

Hoe is het team samengesteld? Aantal RA, AA, fiscalisten, salarisadministratie, administratief, overig

Werken er freelancers, uitzendkrachten, stagiairs of seizoenskrachten met dezelfde dossiers? Denk aan extra handen in het aangiftetijdperk. Deze groep valt vaak buiten interne afspraken terwijl ze met dezelfde clientgegevens werkt.

Zo ja, hoeveel ongeveer, en gelden voor hen dezelfde afspraken als voor vaste medewerkers?

Heeft het kantoor een Wta-vergunning? * Bepaalt sinds wanneer de NVKM voor jullie geldt. Voor OOB-kantoren geldt die al sinds 1 januari 2025, voor reguliere vergunninghouders sinds 1 januari 2026, en voor kantoren zonder vergunning vanaf 1 januari 2027.

Welke opdrachttypen voert het kantoor uit? Samenstel, beoordeling, wettelijke controle, fiscaal advies, administratie, salarisadministratie, bedrijfsadvies

Hoeveel vestigingen heeft het kantoor?

Werkt het team op kantoor, remote of hybride?

Blok B van 8Huidig AI-gebruik

Het belangrijkste blok. De accountvorm per tool bepaalt of jullie clientgegevens gebruikt kunnen worden om het model te verbeteren, en of er een verwerkersovereenkomst mogelijk is.

Gebruiken medewerkers nu al AI in het werk? *

Per tool: in welke accountvorm wordt die gebruikt? * Weet je het niet zeker, kies dan "weet ik niet". Dat is een bruikbaar antwoord en vaak zelfs de belangrijkste bevinding.

ChatGPT

Microsoft Copilot

Google Gemini

Claude

AI-functies in jullie vaksoftware

Andere AI-tools

Is bij die tools uitgezet dat jullie gegevens gebruikt mogen worden om het model te verbeteren? Bij een gratis of persoonlijk ChatGPT-account staat dit standaard aan en moet je het zelf uitschakelen. Bij zakelijke accounts geldt dat niet.

Voor welke taken wordt AI nu gebruikt? * Bijvoorbeeld clientmails, adviesteksten, research, dossiers samenvatten, Excel-formules, fiscale vragen, jaarrekeningtoelichtingen

Komen er clientgegevens in een AI-tool terecht, ook indirect? Denk aan een stuk tekst uit een dossier, een cijferreeks uit een jaarrekening of een mail van een client die je laat herschrijven.

Hoeveel zicht heb je op wie wat gebruikt? * 1 is volledig zicht, 5 is geen zicht

Is er weleens iets misgegaan met AI-output, en wat gebeurde er toen? Bijvoorbeeld een verzonnen wetsartikel, een verkeerd cijfer of een mail die de deur uit ging voordat iemand hem had nagelezen. Een concreet voorbeeld is waardevoller dan een oordeel.

Blok C van 8Afspraken, controle en NVKM

Hier komt het verschil tussen wat er op papier staat en wat er in de praktijk gebeurt naar voren.

Ligt er nu een afspraak of richtlijn over AI-gebruik vast? *

Als er iets vastligt, wat staat er ongeveer in? Je mag het document ook naar info@learnllm.nl mailen.

Is afgesproken wie AI-output nakijkt voordat die naar buiten gaat? * Dit is het punt waar de meeste risico's op worden afgevangen, of juist niet.

Zo ja, hoe is dat geregeld?

Heeft iemand binnen het kantoor training of instructie gehad over het werken met AI? Artikel 4 van de EU AI Act vraagt organisaties die AI gebruiken om maatregelen te nemen die de AI-geletterdheid van hun personeel ondersteunen. Sinds 27 juli 2026 hoeft daarbij geen bepaald niveau per medewerker te worden gegarandeerd; wat je kunt laten zien is daardoor juist belangrijker geworden. Het toezicht is op 2 augustus 2026 gestart.

Is vastgelegd wat medewerkers over AI moeten weten of kunnen?

Is AI-gebruik al opgenomen in jullie NVKM-risicoanalyse?

Is er een eindverantwoordelijke voor kwaliteitsmanagement aangewezen?

Willen jullie de kwaliteitsrisico's rond AI zelf vaststellen of samen doornemen? De risico's blijven in alle gevallen jullie eigen vaststelling. Ik lever het onderbouwde voorstel.

Blok D van 8Data en vertrouwelijkheid

Vul hier geen echte clientgegevens in, alleen categorieen en afspraken.

Welke soorten clientgegevens komen in het dagelijks werk in beeld? * NAW-gegevens, financiele cijfers, fiscale gegevens, BSN, salarisgegevens, bijzondere persoonsgegevens

Verwerkt het kantoor BSN's of salarisgegevens? Bij aangiftewerk en salarisadministratie is dit vrijwel altijd het geval, en het verzwaart het risicobeeld aanzienlijk.

Is er een verwerkingsregister of AVG-beleid aanwezig?

Staan er in clientcontracten of opdrachtbevestigingen beperkingen op het gebruik van externe tools?

Zijn er verwerkersovereenkomsten met jullie AI- en softwareleveranciers? Een verwerkersovereenkomst is een DPA. Bij gratis en persoonlijke AI-accounts is die er doorgaans niet.

Is er een DPIA uitgevoerd voor verwerkingen met bijzondere persoonsgegevens of BSN?

Is er ooit een datalek gemeld, intern of bij de Autoriteit Persoonsgegevens? Ook een intern afgehandeld voorval is relevant voor het risicobeeld.

Blok E van 8Taken en prioriteiten

Dit blok bepaalt de drie quick wins in het rapport, waarvan er een volledig wordt uitgewerkt met een prompt die je direct kunt gebruiken.

Welke drie taken zou je het liefst sneller en met meer zekerheid laten verlopen? *

Per taak: hoe vaak komt die voor en hoeveel mensen doen het?

Van de taak die je als eerste zou willen aanpakken: hoe ziet het resultaat er nu uit? Beschrijf de opbouw, de lengte en de toon. Bijvoorbeeld: een mail van vijf regels, zakelijk, altijd met een concreet vervolg. Dit is de input waarmee ik de prompt bouw, dus hoe concreter hoe beter.

Zijn er vaste formuleringen, voorbehouden of formats die altijd terug moeten komen?

Kun je een geanonimiseerd voorbeeld meesturen? Mail het naar info@learnllm.nl met je kantoornaam in de titel, met namen en herleidbare gegevens verwijderd. Dat maakt de uitgewerkte prompt aanzienlijk beter.

Welke taken zou je juist niet aan AI willen overlaten, en waarom? * Dit wordt de harde bovengrens in de werkwijze.

Blok F van 8Systemen

Waar jullie vaksoftware de taak al zelf dekt, gaat die voor op een externe tool, omdat je data daar al staat.

Welke kernsoftware gebruiken jullie? Voor samenstellen, rapportage, boekhouding, scannen, salaris en fiscaal

Heeft die software AI-functies die jullie gebruiken of die eraan komen?

Werken jullie in Microsoft 365 of Google Workspace? *

Hoe is het delen van mappen en documenten intern geregeld, en is er zicht op oversharing? Relevant omdat AI in Microsoft 365 alles toont wat een gebruiker al mag zien, inclusief wat hij eigenlijk niet zou moeten zien.

Blok G van 8Mensen en adoptie

Bepaalt of de werkwijze blijft draaien nadat het rapport is opgeleverd.

Wie zou intern eigenaar worden van de AI-werkwijze? Naam en rol. Nog niemand is ook een antwoord.

Hoe staat het team tegenover AI?

Is er eerder een tool of werkwijze ingevoerd die niet beklijfde, en wat ging er mis?

Hoeveel tijd kan het team per week vrijmaken?

Blok H van 8Ambitie en vervolg

Bepaalt de routekaart achterin het rapport: wat er in welke volgorde zou moeten gebeuren.

Wat moet er over zes maanden concreet anders zijn?

Hoe hard voelen jullie de NVKM-ingangsdatum van 1 januari 2027? 1 is geen druk, 5 is hoge druk

Wat maakt dit voor jullie tot een succes?

Zijn jullie bereid de doorlooptijd van de prioritaire taken voor en na te meten? Voor een eenvoudige, eerlijke onderbouwing van het resultaat. Ik beloof geen vaste percentages.

Wie beslist over een eventueel vervolg, en op welke termijn?

Is er iets dat nog niet aan de orde is gekomen en dat ik moet weten?

Na het versturen plan ik een kort gesprek met je in om de antwoorden scherp te krijgen. Daarna ontvang je het rapport met een video-doorloop.